Un processus Procure to Pay transparent et complet permet aux directeurs financiers et aux directeurs Achats et de gérer l’ensemble des opérations “Procurement” (Achats) et d’acquérir une connaissance transverse des activités de Sourcing, depuis la négociation des transactions jusqu’au paiement des fournisseurs.
Disposer de données de qualité est plus que décisif pour les responsables Achats et les équipes de Comptabilité fournisseurs. Les données constituent un « actif » précieux, et il incombe aux décideurs Achats de recueillir les plus pertinentes et les plus fiables pour améliorer l’efficience des équipes, piloter la performance et dégager de la valeur ajoutée. Il ne suffit pas de disposer d’un référentiel de données riche, encore faut-il retrouver les bonnes informations et y accéder aisément.
La transformation digitale, aujourd’hui ne se discute pas, surtout dans la perspective de la future Réforme de la facturation électronique. Avec la pandémie, il a fallu revoir les process, créer de la valeur rapidement, être agile et solliciter les acteurs de l’IT (DSI, Editeurs P2P, …) pour trouver les moyens de doper la résilience des entreprises.
Dans cet article, nous proposons un tour d’horizon des indicateurs clés du Procure-to-Pay (P2P). Nous préconisons aussi les bonnes pratiques qui mériteront d’être considérées par les équipes en charge de la gestion des dépenses, soucieuses de mesurer leurs avancées digitales.
C’est sur la base de ces bonnes pratiques actuelles et futures que nous avons listés les points clés essentiels sur lesquels chaque département financier devra se questionner. C’est en réponses à ces points de vigilance et d’évaluation que les grands principes fonctionnels d’AXEL by SIXAXE ont été pensés.
Quels sont-ils ?
- Le recours à l’automatisation et au “No Touch” –
Par « No Touch » (sans contact), il faut entendre des données électroniques et des transactions dont le rapprochement s’opère d’emblée sans intervention humaine. Cet indicateur est au diapason des progrès accomplis en termes de transformation digitale. Des processus sans contact entièrement automatisés permettent une meilleure conformité des bons de commande (BC), un traitement des factures efficient et d’avantage de ponctualité dans les règlements.
- Le suivi de la ponctualité des règlements
Le règlement ponctuel des factures constitue un autre indicateur attestant de la performance d’un processus procure-to-pay (P2P) ; c’est le marqueur d’une équipe de Comptabilité fournisseurs efficace et d’une automatisation réussie. La capacité à honorer les règlements dans les délais tend à démontrer que le service achats a négocié des conditions de paiement satisfaisantes pour l’entreprise et que le service financier s’acquitte efficacement de sa mission dans ce cadre. Elle laisse également supposer que le flux de validation digital fonctionne correctement. Il est important de communiquer cet indicateur aux fournisseurs car il leur atteste que les délais de règlement des factures est une préoccupation permanente du client. Cela stimulera la collaboration avec les fournisseurs dans la durée.
- Le monitoring de l’efficacité du taux de rapprochement
Si les montants des factures correspondent à ceux des bons de commande comme ils sont censés le faire, tous les éléments donnent à penser que l’opération est conforme. Pour que le taux de rapprochement soit élevé d’emblée, encore faut-il que les acheteurs internes et les fournisseurs externes puissent évaluer le nombre de factures validées via l’automatisation de la Comptabilité fournisseurs, sans délai ni intervention manuelle. Les outils digitaux peuvent contribuer à générer des taux de rapprochement efficaces et faciliter un processus Invoice to Pay complet.
- L’accès aisé aux données et leur visibilité pour tous les acteurs :
Les données sont essentielles pour disposer d’informations intéressantes sur lesquelles s’appuient les décisions. En l’absence d’une vue à 360° des dépenses et fournisseurs, par poste, les décideurs Achats limitent leur portée et leur impact. Les données sur les dépenses, indispensables aux activités en amont, étant pour l’essentiel issues de transactions Procure to Pay, assurez-vous que votre processus recueille les informations adéquates dans un format exploitable et de préférence sous une même plateforme ou logiciel e-achats pour faciliter les choses.
- L’évaluation du nombre de jours nécessaires à la validation d’une facture
Cet indicateur est important car si une facture n’est pas validée dans les temps, vous risquez, par exemple, de passer à côté de certaines remises. Les factures préapprouvées sur la base des bons de commande font gagner du temps, mais si la conformité aux bons de commande est inférieure à 50%, vous êtes alors tributaire de la vélocité de votre entreprise à approuver une facture, anticiper son règlement et bénéficier d’un escompte (EPD). Un flux de validation digital à base de règles contribue à améliorer cet indicateur, à accélérer le processus, à profiter d’une remise, mais surtout à entretenir une relation gagnant-gagnant avec vos fournisseurs.
- L’évaluation du nombre de fournisseurs sollicités
Le nombre de fournisseurs par catégorie de dépense reflète souvent la santé du process de traitement des factures. Si une catégorie donnée comprend un trop grand nombre de fournisseurs, peut-être est-il temps de simplifier ou de négocier de meilleurs tarifs avec certains d’entre eux. À l’inverse, s’en remettre à un nombre trop restreint de fournisseurs, c’est courir un risque. Les outils de sourcing (logiciel Achats) peuvent aider à mieux évaluer les fournisseurs et donc maîtriser cet indicateur.
Mettre en place des indicateurs achats à la faveur de la finalisation de la transformation digitale du P2P ne doivent pas être une fin en soi mais ils doivent plutôt constituer des moyens assurément efficaces pour contribuer à l’amélioration permanente des process et dans l’optique d’une plus grande efficacité opérationnelle.
