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Changer ou faire évoluer sa solution P2P existante

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La plupart des entreprises ont sérieusement réfléchi à lancer des projets de transformation...

La plupart des entreprises ont sérieusement réfléchi à lancer des projets de transformation de la fonction finance et plus particulièrement du domaine du traitement des factures à la faveur de la RFE.

De manière plus générale, la transformation numérique est passée du statut de sujet à la marge à celui de préoccupation majeure pour les entreprises. Au cours des cinq dernières années, 8 entreprises sur 10 ont déjà progressé dans la mise en œuvre de ces initiatives, avec un « effet Boost » observé avec le COVID.  Cependant, seule une minorité ont réussi à réaliser les transformations jusqu’à présent.

S’agissant de la comptabilité fournisseur, la plupart des entreprises ont sérieusement réfléchi à lancer des projets de transformation contraintes par l’arrivée imminente de la RFE. Mais le report à 2026 de la réforme fait en sorte que beaucoup d’entre elles ne se sont toujours pas prononcées sur la trajectoire d’évolution de leurs systèmes d’information.

Pourtant, se doter de progiciels plus performants demeure un levier pour rester compétitif et améliorer sa réactivité. Les solutions P2P permettent à cet égard de bénéficier d’une gestion intégrée de tout le cycle du traitement d’une facture, allant de la demande d’achat jusqu’à la comptabilisation de la facture et son paiement. Les solutions les plus abouties permettent aussi de gérer l’ensemble des flux financiers relatifs aux frais généraux, avec à la clé, un accès aisé à des données fiables permettant des prises de décisions rapides des métiers et des départements finance.

Portées par l’innovation avec en filigrane la RFE, ces solutions ont axé leurs évolutions sur les domaines suivants :

  • La conformité avec la réglementation relative à la facturation électroniques ( RFE),
  • L’interopérabilité au sein de SI de plus en plus complexes,
  • L’automatisation des process de validation et de rapprochement avec recours à l’IA,
  • L’amélioration de l’expérience utilisateur,
  • L’accès aisé aux données et leur restitution au travers d’outil de BI ( Business Intelligence ) ou DATAVIZ,
  • Le déploiement en Saas/ cloud.

Nous observons aujourd’hui que les éditeurs de solutions P2P ont anticipé la RFE et certains comme SIXAXE ont renouvelé leurs offres en offrant des fonctionnalités performantes sur chacune des étapes clés du traitement des factures et en adoptant des technologies évolutives.

Changer ou faire évoluer

Quelles sont les questions à se poser sur l’usage de sa solution actuelle et quelles sont les précautions à prendre avant de se lancer dans un projet de transformation de changement.

La plupart des entreprises équipées d’une Solution P2P doivent faire face à de nombreux défis:

  • rester flexible et agile pour s’adapter aux aléas (la crise du Covid a prouvé qu’il fallait parer à toute éventualité),
  • faire évoluer les organisations pour gagner en efficacité dans une période où les talents se font rares,
  • se conformer aux obligations réglementaires dans les délais imposés (même si la réforme de RFE a été repoussée à 2026). Toute solution P2P en tant que telle est mise à rude épreuve et doit suivre le mouvement pour remplir des attentes qui peuvent évoluer très rapidement dans le temps.

Pour « challenger » ou « objectiver » la performance de la solution en place, il conviendra de prendre du recul sur la situation, de définir ses objectifs et évaluer les risques engendrés par un changement ou les menaces qui pèsent suer l’option « status quo ».

Cet état des lieux est loin d’être aisé et pour l’établir le plus objectivement possible nous préconisons une approche en 2 temps :

Un diagnostic complet et objectif

A ce stade il s’agit

  • D’évaluer le niveau de maturité de la solution sur la gestion des dépenses et des frais généraux :
  • quelles fonctionnalités utilisées ?
  • Usage du standard ou « customization » ?
  • Complexité/simplicité des flux financiers entrants et sortants ?
  • Quel niveau d’intégration, de sécurité et d’évolutivité de la solution dans le temps ?
  • De déterminer les éventuels points de douleurs ou dysfonctionnements :
  • anomalies récurrentes ?
  • Processus à rationnaliser ?
  • Irritants métiers ?
  • D’avoir une vision claire des enjeux/besoins/ambitions des équipes métier finance :
  • quelles évolutions de mes processus ?
  • Quelles exigences fonctionnelles ?
  • Quelles contraintes réglementaires ?
  • Quels objectifs de performance ?
  • De vérifier si le périmètre fonctionnel de la solution est toujours adapté :
  • est-il trop « lourd » pour mon usage ou faudrait-il utiliser certaines fonctionnalités non exploitées ?
  • Ma solution peut-elle s’adapter à la croissance prévisible de mon activité ?
  • De rester ouvert à d’autres opportunités :
  • quelles contraintes liées à l’obsolescence technique ?
  • Coûts de maintenance raisonnables ?
  •  Dépendance vis-à-vis de l’éditeur et pérennité de l’éditeur ?
  • D’autres solutions du marché seraient-elles plus adaptées ?

Evaluation des pistes de changement  

A ce stade il faut évaluer le périmètre du changement, son impact, les bénéfices et risques associés ; pour in fine décider du lancement d’un projet de changement ou d’optimisation d’une solution P2P.

A ce stade, il s’agira :

  • D’identifier les différents scénarios d’évolution possibles :
  • quels périmètres ?
  • quelle trajectoire à court/moyen/long terme ?
  • quelles modalités (budget, planning…) ?
  • De mettre en évidence les impacts par scénario :
  • sur mon organisation ?
  • sur mes processus financiers ?
  • sur mon écosystème applicatif ?
  • quel ratio bénéfices/risques associé ?

Faire le bon choix

Si l’on souhaite un changement de solution P2P, il conviendra de garder un œil critique sur chacune des solutions qui s’offrent à vous :

  • quels sont les critères différenciants entre les principales solutions du marché ?
  • quels périmètres fonctionnels sont couverts et ceux qui ne le sont pas ?
  • quels sont les coûts, dont les coûts cachés non explicites ?
  • quels sont les critères de choix ? Quelle est leur priorisation/pondération ?
  • quels arbitrages envisager par rapport au cahier des charges ?
  • quelle feuille de route adopter ?

Si l’on souhaite rester sur la solution actuelle et la faire évoluer, il prendre conscience des enjeux pour le futur, avec un choix qui vous embarquera sur une trajectoire de plusieurs années.

Pour faire évoluer le system existant ou le Legacy System il y a des défis majeurs à relever :

  • Coûts de modernisation et ROI longs

Il est extrêmement difficile d’estimer les coûts de modernisation d’une application legacy, car ils s’accompagnent souvent de charges liées à des dépendances inconnues, d’un calendrier difficile à estimer et de chiffres de retour sur investissement encore plus insaisissables.

  • La coexistence de systèmes existants avec des nouveaux

Tout ERP dédié à la fonction finance et à fortiori une solution P2P s’inscrit dans un écosystème en constante évolution avec certains composants qui sont appelés à changer. Il faut que le legacy modernisé s’adapte aux Solutions constituant le Système d’Information et communique efficacement avec eux. Cette dimension n’est pas à négliger et il convient de s’assurer que le legacy ait aussi la capacité d’évoluer au regard des nouveaux systèmes qui intégreraient le SI dans le futur.

  • La conciliation entre Sécurité et modernisation

Les systèmes Legacy qui approchent de la date de fin du support ou simplement ceux qui ont une ancienneté certaine peuvent exposer les  SI ( Système d’information) à des failles de sécurités sur certains de leurs composants.

Au final, les applications « patrimoniales » ou « Legacy » apparaissent de plus en plus comme des obstacles à la transformation numérique, d’autant plus que toutes ne sont pas compatibles avec le cloud. Dans un contexte réglementaire contraint qui imposera dans deux ans la facturation électronique, se focaliser uniquement sur les difficultés engendrées par un changement de système est une erreur et opter ainsi pour le statu quo n’est pas forcément la bonne solution.

En conclusion, il faut prendre conscience qu’un projet de changement de solution progicielle est une expédition qui peut se dérouler sans encombre si chacune des étapes a été anticipée et préparée en amont ; et que les enjeux ont bien été appréhendés par toutes les parties prenantes du projet (la finance, les services généraux, les achats, la DSI, le contrôle de gestion et la Trésorerie). L’adhésion de tous au changement est la clé de succès.

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